Introduzione

Una gestione strategica dei finanziamenti comunitari implica l’individuazione delle fonti di finanziamento più coerenti con i fabbisogni dell’ente; la definizione di una strategia d’accesso di medio e lungo termine attraverso la matrice di finanziabilità; la costruzione di una valida richiesta di finanziamento e di un budget di progetto, verificandone il rispetto durante la fase di gestione; la gestione efficiente del progetto, in base ad un approccio di management.

Le indicazioni fornite relativamente alle strategie e alle tecniche di accesso e di gestione dei fondi comunitari sono indipendenti dalla natura del soggetto beneficiario, che può essere pubblico o privato, profit o non profit. Ovviamente è il bando che indica le categorie di soggetti ammissibili al finanziamento.

L'approccio ai finanziamenti

L’approccio ai finanziamenti può seguire due logiche distinte: la prima “contingente” o “d’urgenza”, la seconda strategica.

Approccio contingente

L’approccio contingente è adottato da quei soggetti che accedono alle risorse comunitarie in modo episodico e straordinario, stimolato spesso dall’urgenza di rispondere a un call for proposal ritenuta interessante. Esso consiste nella predisposizione di una richiesta partendo dalle indicazioni dello specifico avviso, con il rischio, talvolta, di accedere a delle linee di finanziamento che comportano maggiori oneri rispetto ai benefici e che si dimostrano scarsamente coerenti con le attività caratteristiche d’azienda. I costi o gli svantaggi derivanti da questo approccio possono essere ricondotti alle tensioni di liquidità durante la gestione del progetto, al cofinanziamento, all’onerosità della gestione delle procedure di accesso e delle attività di rendicontazione e reportistica e alla ridotta efficacia della richiesta di finanziamento e reputation.

L’attributo “episodico” utilizzato per descrivere questo approccio non deve lasciare intendere che si tratta di una modalità utilizzata solo da quelle aziende che accedono in modo sporadico ai finanziamenti comunitari. Esso è invece adottato anche da quei soggetti che considerano i fondi di natura comunitaria una risorsa strategica per l’equilibrio economico e finanziario complessivo. In questo caso l’approccio contingente può essere definito “reiterato”, in altre parole, continuativo nel tempo. Nella maggior parte dei casi esso caratterizza quelle aziende in cui il coordinamento centrale e la visione d’insieme delle attività di funding comunitario sono deboli e in cui le singole unità organizzative cercano opportunità di finanziamento in modo autonomo. L’assenza, spesso, di competenze specifiche e di risorse dedicate, si traduce in un approccio “per tentativi” che può risultare di scarsa efficacia.

Approccio strategico

Mentre l’approccio contingente si basa su uno specifico bando o programma di finanziamento, l’approccio strategico si basa sulla pianificazione dell’accesso a molteplici programmi di finanziamento e su una logica di complementarietà rispetto alle fonti ordinarie di finanziamento del soggetto beneficiario. Si tratta di un approccio che permette di definire strategie di copertura dei fabbisogni finanziari di un determinato programma di azienda (il cosiddetto master plan o piano strategico, definito sulla base di obiettivi rilevanti e prioritari e connesso ai fini di azienda).
Il soggetto beneficiario definisce progetti rilevanti finalizzati a implementare il piano strategico e un piano delle attività (raggruppate per progetti), dei tempi, dei costi e delle fonti finanziarie disponibili. Il gap tra risorse disponibili e i costi per l’implementazione del programma strategico potranno essere colmate da risorse esterne, tra cui i fondi comunitari. La ricerca dei finanziamenti disponibili deve essere dunque mirata a colmare questo gap.
I beneficiari che intendono adottare un approccio strategico devono assumere un atteggiamento proattivo, che significa individuare le risorse più adatte ai fabbisogni sulla base dei programmi di finanziamento e non sulla base dei bandi o avvisi in scadenza. Si tratta dunque di un approccio utile a conseguire numerosi vantaggi quali la predisposizione di richieste di finanziamento coerenti, l’acquisizione di importanti economie di scala e di specializzazione e lo sviluppo di relazioni istituzionali di lungo periodo.

Questo approccio richiede una regia centrale forte con competenze di project management, che da un lato sappia definire progetti idonei a incrementare la dotazione finanziaria complessiva necessaria alla realizzazione del programma e che, dall’altro lato, sappia coordinare gli outputs intermedi di progetto verso il raggiungimento degli obiettivi di programma, che rappresentano obiettivi strategici d’azienda. Le organizzazioni che intendono seguire un approccio strategico devono dotarsi di competenze specifiche e di risorse umane dedicate, organizzate in una struttura ad hoc di staff, chiamata a supportare le unità organizzative di line nell’attività di funding e in particolare nell’individuazione delle opportunità di finanziamento, nella gestione del network di partners e nel supporto nella costruzione delle richieste di finanziamento, che presuppongono comunque competenze tecniche settoriali relative all’oggetto del progetto.

L’utilizzo delle fonti informative nei due approcci

I due approcci appena analizzati si caratterizzano anche per un differente ricorso alle fonti informative. Nell’approccio contingente, il processo di gestione dei finanziamenti comunitari coincide con l’individuazione del bando e con la predisposizione della richiesta di finanziamento tramite la compilazione del formulario. Le aziende che adottano tale approccio basano, quindi, la loro ricerca sulla disponibilità di bandi aperti o in pubblicazione. Il partenariato viene spesso definito utilizzando prevalentemente le vetrine progettuali, ricercando tra i partners che si sono candidati o candidando il proprio progetto. I documenti di programmazione, quali per esempio il programma operativo e il vademecum, sono utilizzati al solo fine di compilare il formulario nel modo più adeguato e al fine di definire un piano di azione finanziabile, rispettando le regole dell’eleggibilità.

Di tutta altra natura è, invece, l’utilizzo delle fonti informative nell’approccio strategico. Esso è caratterizzato da un’analisi continua nel tempo delle opportunità di finanziamento basata sui programmi di finanziamento. Quest’analisi porta all’individuazione di quelle fonti (programmi di finanziamento) più coerenti con la natura delle attività di azienda e con i fabbisogni finanziari, preventivamente definiti, secondo l’approccio “per elementi di finanziabilità”. I finanziamenti individuati rappresentano dunque le fonti necessarie alla copertura dei fabbisogni finanziari d’azienda. Il raccordo tra fonti di finanziamento e centri di costo del programma d’azienda da sviluppare avviene attraverso un budget previsionale di medio periodo, chiamato matrice di finanziabilità. L’accesso ai bandi, preventivamente pianificato grazie all’analisi di dettaglio dei documenti di programmazione, tramite la predisposizione di un progetto/richiesta di finanziamento è lo strumento che permette di dare attuazione alla matrice di finanziabilità. La richiesta di finanziamento viene predisposta in modo più strutturato, facendo riferimento ai documenti di programmazione delle attività d’azienda, utilizzando le informazione preventivamente raccolte e definendo il partenariato sulla base del network internazionale di cui l’azienda è parte ed eventualmente inserendo nuovi soggetti, con competenze o caratteristiche nuove, individuati attraverso l’utilizzo delle vetrine progettuali o dei database dei programmi di finanziamento.

La costruzione del partenariato

La ricerca dei partner dovrebbe essere ispirata alla ricerca di una coerenza multidimensionale, che spesso rappresenta un criterio di valutazione della richiesta di finanziamento.

Coerenza con il progetto e le sue attività - i partner individuati devono essere adeguati per tipologia, esperienza e know how per la gestione del progetto e per il raggiungimento dei suoi obiettivi.

Coerenza intrinseca al partenariato - simmetria. Ciò significa che bisognerebbe evitare, a meno che non coerente con il progetto, il coinvolgimento di partner con profili geografici, legali e operativi differenti tra di loro. Altro elemento da evitare è l’eccessiva focalizzazione su alcuni paesi, con il coinvolgimento di alcuni partner del proprio paese, perché più facilmente contattabili, e un solo partner per altri paesi con l’obiettivo di rispettare le regole minime sul partenariato definite dal programma.

Coerenza con il programma di finanziamento - la settorialità dei programmi di finanziamento spesso rende preferibile il coinvolgimento di talune tipologie di partners piuttosto che altre, proprio perché più allineate con le finalità del programma di finanziamento nell’ambito del quale si sta predisponendo la richiesta di finanziamento.

Le regole per una buona compilazione del formulario

- limiti di budget: nelle linee guida viene frequentemente indicato non solo un tetto massimo alla determinazione del budget, ma spesso anche tetti parziali/specifici, relativi cioè ad alcune voci (ad esempio, il totale delle spese per il personale non può superare una determinata percentuale del tetto massimo del budget, il totale dei costi indiretti non può superare una determinata percentuale dei costi diretti del personale e così via); altro limite da rispettare concerne l’ammontare massimo di cofinanziamento richiesto alla Unione Europea;
- documentazione da allegare (presenza e validità formale di tutti i documenti amministrativi, del budget e degli eventuali strumenti di project management richiesti in allegato);
- ammissibilità dei partner (valutata, in questa fase “formale”, rispetto alla loro natura, forma giuridica/legale, tipologia di attività, fatturato, esperienze).

2. La bontà sostanziale. Questo seconda accezione prende in considerazione l’appropriatezza del progetto e in particolare la sua coerenza:
- esterna, che dimostra la rispondenza degli obiettivi del progetto con gli obiettivi strategici del programma di finanziamento (e in senso ancora più ampio con la strategia delle politiche dell’Unione Europea);

- interna, tra obiettivi strategici (o generali) e obiettivi operativi (o specifici), tra questi e l’action plan, le milestones, gli output prodotti e i risultati attesi. Infine, è valutata la coerenza tra le risorse indicate nel budget e il progetto.

La bontà sostanziale consente di dimostrare la coerenza, fattibilità, sostenibilità, rilevanza, innovatività o originalità del progetto.

3. La bontà estetica fa riferimento a quegli elementi che facilitano la leggibilità del progetto stesso. Essa consiste nell’esplicitare obiettivi, fasi e attività del progetto nel modo più “attraente” possibile. Ad esempio, la bontà estetica si manifesta nella scelta di un acronimo accattivante e allo stesso tempo significativo del nome del progetto (un buon nome è quello che evoca il progetto che si vuole realizzare e allo stesso tempo è connesso al nome del programma di finanziamento). Inoltre, contribuisce alla bontà estetica anche l’utilizzo consapevole e coerente di tabelle, grafici, rappresentazioni complete ma allo stesso tempo sintetiche degli step logici del progetto, facilitati dalla padronanza degli strumenti di Project Management, che rendono più leggibile il progetto proposto tra le tante richieste di finanziamento.

Si evidenzia come il Comune di Bari abbia sempre rispettato i criteri dettati dalla normativa Europea seguendo entrambi gli approcci su descritti (contingente e strategico) con gli atti dirigenziali e deliberativi posti in essere sino ad oggi.